Jährliche Unterweisung: Was Pflicht ist und wie sie in 10 Minuten erledigt ist

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Rechtslage in Deutschland (Stand: September 2026) und ist keine Rechtsberatung. Welche Unterweisungen Ihr Betrieb braucht, was sie vermitteln und wie Sie Gefährdungen beurteilen, bleibt Ihre Aufgabe als Unternehmer – unterstützt von Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Betriebsarzt und Ihrer Berufsgenossenschaft.

Die jährliche Unterweisung ist im Handwerk eine dieser Pflichten, die jeder kennt und die trotzdem gern liegen bleibt. Der Chef weiß, dass sie fällig ist, der Bogen zum Unterschreiben liegt irgendwo im Bauwagen, und spätestens bei der Begehung durch die Berufsgenossenschaft oder nach einem Arbeitsunfall kommt die Frage: Wer wurde wann zu was unterwiesen? In diesem Artikel lesen Sie, was Pflicht ist, woran viele Betriebe nicht denken und wie Sie den Aufwand für Organisation und Nachweis auf etwa zehn Minuten drücken.

Was das Gesetz verlangt

Die Pflicht zur Unterweisung steht an mehreren Stellen:

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG § 12): Der Arbeitgeber muss seine Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen – bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien und regelmäßig wiederkehrend.
• DGUV Vorschrift 1 § 4: Die Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften konkretisiert das: Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit, danach mindestens einmal jährlich, und sie muss dokumentiert werden.
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG § 29): Jugendliche unter 18 Jahren, also oft Azubis im ersten Lehrjahr, werden mindestens halbjährlich unterwiesen.
• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV § 14): Wer mit Gefahrstoffen arbeitet – Lösemittel, Kleber, Epoxidharze, Holzstaub, Reinigungsmittel –, unterweist dazu mindestens jährlich, mündlich und arbeitsplatzbezogen. Inhalt und Zeitpunkt werden schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen per Unterschrift bestätigt.

Dazu kommen je nach Gewerk weitere Nachweise mit eigenem Turnus: PSA gegen Absturz bei Dachdeckern und Gerüstbauern, Asbest-Sachkunde bei Arbeiten an alten Gebäuden, die Unterweisung der Elektrofachkräfte, die Infektionsschutz-Folgebelehrung in Bäckerei und Fleischerei. Welche davon für Ihren Betrieb gelten, ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung.

Was in eine Unterweisung gehört

Eine Unterweisung ist kein Vortrag aus dem Handbuch. Sie soll die Gefährdungen erklären, die an Ihren Arbeitsplätzen tatsächlich auftreten, und die Schutzmaßnahmen, die Sie dagegen getroffen haben. Typische Themen:

• Gefährdungen aus der Gefährdungsbeurteilung, etwa Absturz, Strom, Lärm, Staub oder Gefahrstoffe
• Schutzmaßnahmen und persönliche Schutzausrüstung, wann sie getragen wird und wie
• Betriebsanweisungen für Maschinen und Gefahrstoffe
• Verhalten im Notfall, Erste Hilfe, Ersthelfer und Brandschutzhelfer im Betrieb
• Was sich seit der letzten Unterweisung geändert hat: neue Maschinen, neue Baustellenarten, Unfälle und Beinahe-Unfälle

Wichtig ist die Form: in einer Sprache, die alle verstehen, mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen. Ein Klick in einer App oder eine Unterschrift unter einen Text, den niemand erklärt hat, ersetzt die Unterweisung nicht. Die Berufsgenossenschaften bieten dafür Unterweisungshilfen an, zum Beispiel die BG BAU, die BG ETEM für Elektrobetriebe oder die BGHM für Metall- und Holzbetriebe. Ihre zuständige BG finden Sie über die Übersicht der DGUV.

Was viele Betriebe vergessen

Die jährliche Runde im Januar haben die meisten im Blick. Lücken entstehen fast immer an anderen Stellen:

1. Neue Mitarbeitende: Die Erstunterweisung muss vor dem ersten Einsatz stattfinden, nicht beim nächsten Jahrestermin.
2. Azubis unter 18: Für sie gilt der halbjährliche Turnus, nicht der jährliche.
3. Wer an dem Tag fehlte: Wer bei der gemeinsamen Unterweisung krank oder im Urlaub war, fällt oft durchs Raster.
4. Gewerkespezifisches mit langem Turnus: Die Asbest-Sachkunde gilt sechs Jahre, das F-Gase-Zertifikat muss nach sieben Jahren aufgefrischt werden. Bei so langen Abständen merkt niemand den Ablauf, bis ein Auftrag daran hängt.
5. Pflichten, die keine Unterweisung sind: Die halbjährliche Führerscheinkontrolle bei Firmenfahrzeugen, die Ersthelfer-Fortbildung alle zwei Jahre oder die arbeitsmedizinische Vorsorge laufen nach demselben Muster – Turnus, Fälligkeit, Nachweis –, stehen aber auf keinem Unterweisungsbogen.

Wie Sie den Nachweis führen

Für die Dokumentation gilt: Man muss nachvollziehen können, wer wann von wem zu welchem Inhalt unterwiesen wurde. Bewährt hat sich ein Nachweis mit Datum, Thema oder Inhalt, Name der unterweisenden Person und der Unterschrift jeder unterwiesenen Person. Bei Gefahrstoffen ist die Unterschrift ausdrücklich verlangt.

Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle Unterweisungsnachweise gibt es nicht. Mindestens bis zur nächsten Unterweisung sollten Sie sie vorlegen können; viele Berufsgenossenschaften empfehlen, sie deutlich länger aufzubewahren, weil sie nach einem Unfall noch Jahre später gefragt sein können. Für Vorsorge und bestimmte Gefahrstoffe gelten eigene Fristen. Klären Sie die Frist für Ihren Betrieb mit Ihrer BG.

So ist der Papierkram in zehn Minuten erledigt

Die Unterweisung selbst dauert so lange, wie sie dauert – zehn Minuten Vermittlung sind für ein Thema realistisch, für mehrere nicht. Was sich drücken lässt, ist alles drumherum: Liste der Teilnehmenden, Unterschriften einsammeln, Nachzügler hinterherlaufen, Ordner pflegen. Mit dem Modul Nachweise in Bleno sieht das so aus:

1. Einmal anlegen (fünf Minuten beim ersten Mal): Sie legen die Pflicht an, etwa „Sicherheitsunterweisung, alle 12 Monate, alle Mitarbeitenden, Nachweis per Unterschrift“, und hinterlegen den Inhalt als Formularvorlage. Bleno legt für jede Person einen offenen Nachweis mit Fälligkeit an, auch für Neue.
2. Gemeinsam unterweisen, gemeinsam unterschreiben: Morgens vor Arbeitsbeginn starten Sie am Tablet eine Gruppen-Unterweisung. Sie lesen den Inhalt vor und beantworten Fragen. Danach tippt jede Person ihren Namen an und unterschreibt; vor dem Speichern fragt Bleno nach, ob wirklich die richtige Person unterschrieben hat. Zum Schluss unterschreiben Sie selbst. Für ein Team von acht Leuten sind die Unterschriften in wenigen Minuten erledigt.
3. Wer fehlte, unterschreibt am Handy: Der Nachweis bleibt für diese Person offen. Sie liest die Unterweisung in der Mitarbeiter-App bis zum Ende, bestätigt, dass sie Fragen stellen konnte, und unterschreibt – klären Sie offene Fragen vorher persönlich.
4. Bleno erinnert: Vor der nächsten Fälligkeit bekommen Mitarbeitende eine Erinnerung aufs Handy, Sie als Admin eine Wochenübersicht, was fällig oder überfällig ist.
5. Die BG steht in der Tür: Unter „Nachweise exportieren“ erzeugen Sie ein ZIP mit einer Übersicht als PDF (wer hat was wann erledigt), derselben Liste als CSV und allen unterschriebenen Protokollen.

Jeder erledigte Nachweis landet als PDF mit Name, Inhalt, Datum und Unterschrift in der digitalen Personalakte. Führerscheinkontrolle, Vorsorge oder eine Ersthelfer-Bescheinigung auf Papier bestätigen Sie mit Datum und optionalem Foto der Bescheinigung.

Checkliste für Ihre nächste Unterweisung

• Gefährdungsbeurteilung aktuell? Was hat sich seit dem letzten Jahr geändert?
• Inhalt vorbereitet, Unterweisungshilfen Ihrer BG gesichtet
• Alle Beschäftigten erfasst, inklusive neuer Mitarbeitender und Azubis
• Gefahrstoffe, Maschinen und PSA gesondert berücksichtigt
• Zeit für Fragen eingeplant, in verständlicher Sprache
• Unterschriften aller Teilnehmenden, Datum und unterweisende Person dokumentiert
• Nachzügler festgehalten und nachgeholt
• Nächsten Termin eingeplant

Fazit

Die jährliche Unterweisung ist Pflicht, der Nachweis darüber auch. Aufwendig wird sie selten durch die Unterweisung selbst, sondern durch das Hinterherlaufen: Wer fehlt noch, wo ist der Bogen, wann ist die nächste fällig? Genau diesen Teil nimmt Ihnen eine digitale Lösung ab. Die Verantwortung für die Inhalte bleibt bei Ihnen – Bleno dokumentiert, Sie unterweisen.

Weitere Antworten finden Sie in unseren FAQ zu Arbeitsschutz und Nachweisen.