KI-Assistent fürs Büro: Büroarbeit in einem Satz erledigen
Sagen oder schreiben Sie einfach, was erledigt werden soll – etwa „Trag mir Freitag um 9 Uhr einen Termin bei Familie Schmidt ein“ oder „Wie viel Umsatz habe ich diesen Monat?“. Die KI findet die Daten in Bleno, bereitet die Aktion vor und führt sie erst aus, wenn Sie bestätigen.
Aufgaben abgeben statt selbst klicken
Beschreiben Sie in einem Satz, was Sie brauchen – per Text oder Sprachaufnahme. Lena legt Angebote, Rechnungen, Kunden, Projekte und Termine an, bucht Stunden oder Material, merkt Zahlungserinnerungen zum Versand vor und plant Einsätze um. Vor jeder Änderung sehen Sie eine Vorschau.
- Aufgaben per Chat oder Sprache abgeben
- Angebote, Rechnungen, Kunden, Projekte und Termine anlegen
- Zahlungserinnerungen verschicken, Urlaubsanträge genehmigen
- Einsatzplanung umplanen – Konflikte wie Urlaub zeigt die Vorschau
- Lena zeigt ihre Arbeitsschritte und fragt bei riskanten Aktionen extra nach – Sie bestätigen mit einem Klick
Beispiele
- Aufgabe abgeben
„Trag mir Freitag um 9 Uhr einen Termin bei Familie Schmidt ein.“
Lena legt den Kalendereintrag an – Sie bestätigen ihn mit einem Klick.
- Aufgabe abgeben
„Schick der Müller GmbH eine Zahlungserinnerung für die offene Rechnung.“
Lena findet die offene Rechnung und merkt die Mahnung nach Ihrer Freigabe zum Versand vor.
- Aufgabe abgeben
„Verschieb Kolonne Nord am Donnerstag auf die Baustelle Hafenstraße.“
Lena zeigt die drei betroffenen Einsätze, meldet einen Urlaubskonflikt bei Herrn K. und plant nach Ihrer Bestätigung um.
Fragen zu Ihren Zahlen – Antwort in Sekunden
Wie viel Umsatz diesen Monat? Wer ist der beste Kunde? Wie viele Stunden stecken im Projekt Hafenstraße? Lena holt die Antwort direkt aus Ihren Daten in Bleno – ohne Auswertung, ohne Excel.
- Umsatz und offene Posten für jeden Zeitraum
- Stunden je Mitarbeiter oder Projekt
- Kundenranking nach bezahltem Umsatz
- Lagerbestand, Materialpreise, Lieferanten und Dokumente nachschlagen
Beispiele
- Frage stellen
„Wie viele Stunden wurden auf Projekt Hafenstraße gebucht?“
Lena summiert alle gebuchten Stunden für das Projekt – inklusive Team und Zeitraum, auf einen Blick.
- Frage stellen
„Wie lange hat Max Mustermann gestern gearbeitet?“
Lena zeigt Ihnen die gebuchten Arbeitszeiten des Mitarbeiters für den gewünschten Tag.
- Frage stellen
„Wie viel Umsatz habe ich diesen Monat gemacht?“
Lena nennt Ihnen die Summe sofort – ganz ohne Auswertung oder Excel.
- Frage stellen
„Wer ist dieses Jahr mein bester Kunde?“
Lena zeigt Ihr Kundenranking nach bezahltem Umsatz auf einen Blick.
Sie behalten die Kontrolle
Lena ändert nichts ohne Ihr Okay. Zu jeder Aufgabe zeigt sie eine Vorschau mit allen Angaben; ausgeführt wird erst, wenn Sie bestätigen. Bei Aktionen, die sich nicht einfach zurücknehmen lassen – etwa einer Stornierung –, fragt sie ausdrücklich nach.
- Vorschau vor jeder Änderung
- Ausführung erst nach Ihrer Bestätigung
- Extra-Nachfrage bei riskanten Aktionen wie Stornieren oder Archivieren
- Ergebnis direkt per Link öffnen
Hilfe und Support direkt im Gespräch
Sie wissen nicht, wo eine Einstellung sitzt? Lena beantwortet Fragen zur Bedienung von Bleno. Klemmt etwas wirklich, eröffnet sie auf Ihren Wunsch ein Supportticket – mit dem Gesprächsverlauf, damit Sie nichts doppelt erklären müssen.
- Antworten zur Bedienung aus der Bleno-Hilfe
- Supportticket direkt aus dem Gespräch
- Gesprächsverlauf wird automatisch angehängt
Vorteile
Das bringt Ihnen Lena Admin-KI
- Aufgaben einfach an Lena abgeben statt selbst klicken
- Antworten zu Ihren Zahlen mit nur einer Frage
- Per Chat oder Sprache bedienbar
- Nichts passiert ohne Ihre Bestätigung
- Weniger Zeit im Büro, mehr Zeit fürs Handwerk
- In der Testphase kostenlos ausprobieren
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Admin-KI ist Ihre Assistentin im Bleno-Büro. Sie beantwortet Fragen zu Ihren Daten – etwa „Wie viele Stunden wurden auf Projekt Hafenstraße gebucht?“, „Wie lange hat Max Mustermann gestern gearbeitet?“ oder „Wie viel Umsatz habe ich diesen Monat?“ – und erledigt Aufgaben wie Angebote anlegen, Termine eintragen, Zahlungserinnerungen verschicken oder Einsätze umplanen.
Nein. Für jede Änderung zeigt Lena zuerst eine Vorschau; ausgeführt wird erst nach Ihrer Bestätigung. Bei riskanten Aktionen wie einer Stornierung fragt sie zusätzlich nach. Reine Fragen zu Ihren Zahlen beantwortet sie direkt.
Ja. Im Lena-Fenster können Sie Ihre Aufgabe auch per Sprachaufnahme beschreiben. Sie öffnen Lena über das Lena-Symbol oben in der Kopfleiste von Bleno.
Ja. In der kostenlosen Testphase von Bleno ist die Admin-KI freigeschaltet. Danach nutzen Sie sie mit dem KI-Add-on Lena.
Die Admin-KI ist Teil des KI-Add-ons Lena: 89 € pro Monat zzgl. MwSt. – zusammen mit Telefon-KI und WhatsApp-KI, inklusive 1 Telefonnummer, 200 Voice-Minuten und 300 WhatsApp-Nachrichten.
Weitere Funktionen entdecken
Erkunden Sie alle Funktionen von Bleno und finden Sie die passende Lösung für Ihren Betrieb.
Angebote & Rechnungen
Erstellen Sie professionelle Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen in wenigen Minuten.
Mehr erfahren über Angebote & Rechnungen →Teamplanung
Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Baustellen und Mitarbeiter.
Mehr erfahren über Teamplanung →Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassung per App. Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten präzise und unkompliziert.
Mehr erfahren über Zeiterfassung →Stempeluhr fürs Tablet
Digitale Stempeluhr für Werkstatt und Bauwagen: ein Tablet, Fingertipp auf den Namen, fertig – auch ohne Smartphone.
Mehr erfahren über Stempeluhr fürs Tablet →Baudokumentation
Dokumentieren Sie den Baufortschritt mit Fotos, Berichten und Materiallisten.
Mehr erfahren über Baudokumentation →Mitarbeiter-App
Alles, was Ihr Team auf der Baustelle braucht, auf dem Handy: Tagesplan, Zeiten, Fotos, Material, Urlaub und Chat.
Mehr erfahren über Mitarbeiter-App →Projektverwaltung
Eine Projektakte für alles: Aufgaben, Zeiten, Material, Dokumente, E-Mails, Chat und Kosten – für Büro und Baustelle.
Mehr erfahren über Projektverwaltung →Nachkalkulation
Behalten Sie Ihre Gewinne im Blick mit detaillierter Nachkalkulation.
Mehr erfahren über Nachkalkulation →Materialverwaltung
Artikelstamm, Lager und Fahrzeuglager mit QR-Scan, Inventur, Ladelisten und Bestellvorschlägen.
Mehr erfahren über Materialverwaltung →Lieferantenverwaltung
Lieferanten, Großhandelskataloge und Einkaufspreise an einem Ort – mit DATANORM, BMEcat und IDS-Connect.
Mehr erfahren über Lieferantenverwaltung →Eingangsbelege
Eingehende Lieferscheine, PDFs und E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) automatisch erfassen, klassifizieren und Projekten zuordnen.
Mehr erfahren über Eingangsbelege →Kundenverwaltung
Organisieren Sie alle Ihre Kunden, Projekte und Kommunikation an einem Ort.
Mehr erfahren über Kundenverwaltung →Lena – Ihre KI-Assistentin
Das KI-Add-on für Ihren Betrieb: Lena nimmt Anrufe an, beantwortet WhatsApp-Nachrichten und erledigt Büroaufgaben – drei Bausteine in einem Paket.
Mehr erfahren über Lena – Ihre KI-Assistentin →Lena Telefon-KI
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Sie keine Hand frei haben, erfasst das Anliegen und legt daraus eine Anfrage an.
Mehr erfahren über Lena Telefon-KI →Lena WhatsApp-KI
Die WhatsApp-KI beantwortet Kundennachrichten sofort, fragt die wichtigen Details ab und legt daraus eine Anfrage an.
Mehr erfahren über Lena WhatsApp-KI →E-Rechnung (ZUGFeRD)
E-Rechnungen empfangen und erstellen: XRechnung-XML und ZUGFeRD nach EN 16931 – Empfangspflicht seit 2025, Versand ab 2027/2028.
Mehr erfahren über E-Rechnung (ZUGFeRD) →GAEB-Schnittstelle
Importieren Sie Ausschreibungen (X83) und liefern Sie Angebote im GAEB-Standard zurück – für öffentliche Aufträge und professionellen Datenaustausch.
Mehr erfahren über GAEB-Schnittstelle →Digitales Aufmaß
Ermitteln Sie Mengen vor Ort mit Formeln (m, m², m³) oder messen Sie Dach- und Fassadenflächen auch aus Drohnenfotos – Summen gehen direkt ins Angebot, inklusive Aufmaßblatt.
Mehr erfahren über Digitales Aufmaß →Bankabgleich & Zahlungen
Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto, gleichen Sie Zahlungen automatisch mit Rechnungen ab und bezahlen Sie Lieferantenrechnungen direkt aus Bleno.
Mehr erfahren über Bankabgleich & Zahlungen →Buchhaltung & Steuerberater
Belege, Rechnungen und Kassenbuch gehen automatisch an Ihren Steuerberater – als Monatspaket oder per DATEV-Beleg-Sync.
Mehr erfahren über Buchhaltung & Steuerberater →Kassenbuch
Digitales Kassenbuch nach GoBD: Barbelege fotografieren, Buchung festschreiben, Monatsauszug an den Steuerberater.
Mehr erfahren über Kassenbuch →Digitale Formulare
Tagesberichte, Checklisten und Abnahmeprotokolle digital ausfüllen – direkt auf der Baustelle.
Mehr erfahren über Digitale Formulare →Digitale Unterschrift
Lassen Sie Kunden Abnahmeprotokolle und Dokumente direkt auf dem Tablet unterschreiben – rechtssicher und ohne Papier.
Mehr erfahren über Digitale Unterschrift →Team-Chat
Kommunizieren Sie in Echtzeit mit Ihrem Team – organisiert nach Projekten, statt im WhatsApp-Chaos.
Mehr erfahren über Team-Chat →E-Mail-Integration
Verbinden Sie Gmail oder Outlook und verwalten Sie Ihre geschäftlichen E-Mails direkt in Bleno.
Mehr erfahren über E-Mail-Integration →Anfragen
Erfassen Sie neue Kundenanfragen und behalten Sie den Überblick, bevor daraus Aufträge werden.
Mehr erfahren über Anfragen →Wartungsverträge
Wiederkehrende Wartungen planen, dokumentieren und automatisch abrechnen – für planbaren, wiederkehrenden Umsatz.
Mehr erfahren über Wartungsverträge →Kundenportal
Ihre Kunden arbeiten online mit: Dokumente, Aufgaben, Formulare und Unterschriften – statt E-Mail-Ping-Pong und Papier.
Mehr erfahren über Kundenportal →Leiharbeiter
Leiharbeiter und Fremdpersonal wie eigene Mitarbeiter auf dem Board einplanen und ihre Stunden im Tagesbericht erfassen.
Mehr erfahren über Leiharbeiter →Webseite
Öffentliche Firmenwebseite in Bleno pflegen und veröffentlichen – Subdomain, eigene Domain und Kontaktanfragen als Leads.
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Von Lexoffice, Word oder Excel zu Bleno: Daten übernehmen, geführt einrichten, mit Videos und Support loslegen.
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Daten in Frankfurt, strikte Trennung je Betrieb, Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung und AVV – transparent erklärt.
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