Das Problem
Belege stapeln sich, der Steuerberater wartet
Lieferantenrechnungen im Handschuhfach, Lieferscheine in der Jackentasche, am Monatsende der Schuhkarton zur Kanzlei. Jeder fehlende Beleg kostet Vorsteuer – und jede Stunde Sortieren kostet Ihre Zeit.
Kennen Sie das?
Typische Anzeichen
- Belege fehlen oder tauchen zu spät auf
Die Juli-Rechnung des Großhändlers kommt im September ans Licht. Der Steuerberater hat den Monat längst gebucht – Nachfragen, Korrekturen, verlorene Vorsteuer.
- Abtippen statt arbeiten
Jede Lieferantenrechnung wird von Hand erfasst, dem Projekt zugeordnet und in die Nachkalkulation übertragen. Bei 40 Belegen und 20 Minuten je Beleg sind das über 13 Stunden im Monat.
- Skonto verpasst, Mahnung kassiert
Wer zahlt was wann? Ohne Übersicht über Fälligkeiten verstreichen Skonto-Fristen ungenutzt, während andere Rechnungen doppelt gemahnt werden.
- Monatsabschluss als Kraftakt
Am Monatsende heißt es: Kontoauszüge durchgehen, Belege zusammensuchen, Kassenbuch nachtragen, alles einscannen und zur Kanzlei schicken. Jeden Monat wieder.
Was es Sie wirklich kostet
Die versteckten Kosten
- Verlorene Vorsteuer
- Rechenbeispiel: Jeder Beleg, der nie beim Steuerberater ankommt, kostet die enthaltene Vorsteuer. Gehen von 150.000 € Netto-Materialeinkauf im Jahr 3 % der Belege verloren, sind das 4.500 € netto – und rund 850 € Vorsteuer bei 19 % Umsatzsteuer.
- Erfassungsaufwand
- Rechenbeispiel: Zwei Arbeitstage (16 Stunden) Belegerfassung im Monat sind 192 Stunden im Jahr – bei 55 € Bürostundensatz rund 10.500 €, die nicht in Angebote oder Kunden fließen.
- Verpasstes Skonto
- Rechenbeispiel: Gewähren Ihre Lieferanten 2 % Skonto, sind das bei 150.000 € Einkauf im Jahr bis zu 3.000 € – die nur bekommt, wer die Fristen im Blick hat.
ca. 850 €/Jahr
ca. 10.500 €/Jahr
bis zu 3.000 €/Jahr
Beträge mit „Rechenbeispiel“ sind Beispielrechnungen mit den genannten Annahmen – setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
So löst Bleno das
Es gibt einen besseren Weg
Bleno nimmt den Beleg an der Quelle entgegen – per Foto, Upload oder direkt aus dem E-Mail-Postfach – und erledigt den Rest: erkennen, buchen, bezahlen, an den Steuerberater schicken.
Belege erkennen und mit einem Klick buchen
Die KI liest Lieferant, Positionen und Beträge, erkennt Rechnung, Lieferschein, Gutschrift oder Mahnung und schlägt das Projekt vor. Sie bestätigen mit einem Klick – Bleno lernt aus Ihren Korrekturen.
- Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Zahlungsbeleg, Auftragsbestätigung und Mahnung als eigene Belegtypen
- Bleno lernt aus Ihren Korrekturen – je Lieferant
- Duplikate erkannt, Fremdwährungen umgerechnet, gescannte PDFs ohne Textlayer gelesen
Monatspaket automatisch an die Kanzlei
Rechnungen, Eingangsbelege und Kassenbuch gehen als Paket an Ihren Steuerberater – mit einem Klick oder automatisch zum Stichtag. Nachgereichte Belege reisen im richtigen Ordner mit, DATEV-Nutzer übertragen Belege direkt nach dem Buchen.
- Rechnungen, Eingangsbelege und Kassenbuch in einem Paket – Kassenbuch-Auszug je Kasse als CSV
- Belegpaket per E-Mail an die Kanzlei, große Pakete automatisch als Download-Link (30 Tage gültig)
- Nachgereichte Belege mit älterem Belegdatum reisen im Unterordner „nachgereicht“ mit
Zahlungen im Griff, Skonto mitgenommen
Aus jedem gebuchten Beleg wird eine geplante Zahlung mit Skonto-Frist. Sie geben frei, Bleno überweist am Fälligkeitstag – und gleicht den Kontoauszug automatisch mit Ihren Rechnungen ab.
- Automatische Vorauswahl aus dem Verwendungszweck
- Suche nach Rechnungsnummer, Kunde oder Lieferant
- Betrag und Zahlungspartner im Blick
Beispielszenario · SHK-Betrieb · 9 Mitarbeitende
So läuft es mit Bleno
In einem SHK-Betrieb fotografiert der Monteur den Lieferschein auf der Baustelle in der App, Lieferantenrechnungen kommen über das angebundene E-Mail-Postfach. Bleno erkennt die Belege und schlägt das Projekt vor, und am Monatsende geht das Paket für die Kanzlei mit einem Klick oder automatisch zum Stichtag raus.
Konstruiertes Beispiel zur Veranschaulichung – kein Erfahrungsbericht eines bestimmten Betriebs.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Per Foto in der Mitarbeiter-App, per Upload am PC, per Drag & Drop ins Projekt oder automatisch aus Ihrem angebundenen E-Mail-Postfach – inklusive E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD).
Bleno legt ihn automatisch in den Ordner „nachgereicht“ des nächsten Monatspakets, damit die Kanzlei ihn dem richtigen Monat zuordnen kann. Sie erhalten außerdem einen Hinweis, wenn für einen bereits gesendeten Monat neue Belege eingetroffen sind.
Ja. Das Monatspaket ist ein ZIP mit PDFs und CSV-Übersichten, das jede Kanzlei verarbeiten kann. DATEV-Beleg-Sync ist eine zusätzliche Option für Kanzleien mit DATEV Unternehmen online.
Nein. Unter „Offene Zahlungen“ geben Sie eingeplante Zahlungen frei, und Bleno überweist am Fälligkeitstag über Ihre per finAPI verbundene Bank. Alternativ exportieren Sie eine SEPA-Datei für Ihr Banking – die Zahlungen werden nach dem Abruf automatisch verbucht.
Häufige Bedenken
Verständlich — aber lösbar
So starten Sie
In drei Schritten zur Lösung
Kostenlos registrieren
Konto in wenigen Minuten angelegt, ohne Kreditkarte. 14 Tage lang testen Sie alle Kernfunktionen.
Daten übernehmen
Kunden und Artikel übernehmen Sie aus Lexware Office (ehemals lexoffice), Großhandelsartikel per DATANORM-Katalog. Unser Support hilft persönlich in der App.
Team einladen
Mitarbeitende laden die App aus dem App Store oder Google Play und arbeiten ab dem ersten Tag mit.
Alle Kernfunktionen inklusive
ab59 €/ Monat
zzgl. MwSt. · jederzeit kündbar · günstiger im Jahresabo
Leiharbeiter-Planung ab Paket Team. Erweiterungen wie die KI-Assistentin Lena (ab 89 € im Monat) sind optional und kosten extra.
- Start · 1 Admin59 €
- Team · 3 Admins129 €
- Business · 5 Admins219 €
Schluss mit dem Schuhkarton
Testen Sie Bleno 14 Tage kostenlos – vom ersten Belegfoto bis zum fertigen Paket für Ihren Steuerberater.