E-Rechnung Checkliste für Handwerksbetriebe: Bis 2027/2028 startklar

Hinweis für Betriebe in Österreich: Diese Checkliste bezieht sich auf die deutsche Rechtslage (E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz, XRechnung/ZUGFeRD, GoBD). In Österreich gibt es keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht; verpflichtend ist die e-Rechnung derzeit nur gegenüber dem Bund (ER>B/Unternehmensserviceportal). Für die Aufbewahrung gelten dort die §§ 131, 132 BAO.

Die Grundlagen zur E-Rechnung – was sie ist, welche Formate es gibt und warum eine PDF nicht reicht – haben wir im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2025: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen erklärt. Dieser Artikel ist der praktische Teil dazu: eine Checkliste, mit der Sie in einer halben Stunde prüfen, ob Ihr Betrieb für 2027 und 2028 bereit ist. Drucken Sie sie aus oder gehen Sie sie mit Ihrem Büro durch – jeder offene Punkt ist eine konkrete Aufgabe.

Zum Ausdrucken und Abhaken: Checkliste als PDF herunterladen (kostenlos, ohne Anmeldung).

Die Fristen in Kürze

Die Einführung läuft stufenweise (Stand September 2026):

Seit / ab	Was gilt
01.01.2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
01.01.2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
01.01.2028	Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Bis dahin dürfen Sie im Übergangszeitraum weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schicken, sofern der Empfänger das akzeptiert. Umgekehrt gilt: Eine E-Rechnung, die Ihnen ein Lieferant schickt, dürfen Sie nicht mehr ablehnen.

Wichtige Ausnahmen:

• Privatkunden (B2C): Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Wer ausschließlich für Privathaushalte arbeitet, muss keine E-Rechnungen ausstellen – aber empfangen können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ (Papier, PDF) ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen und aufbewahren können.

Rechtliche Details ändern sich; das letzte Wort hat immer Ihr Steuerberater. Nutzen Sie die Checkliste als Gesprächsgrundlage für den nächsten Termin mit der Kanzlei.

Checkliste Teil 1: Empfang (gilt seit 2025)

Der Empfang ist der Teil, den viele Betriebe unterschätzen – die Pflicht besteht bereits, unabhängig von Ihrem Umsatz.

• Wir haben eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festgelegt (z. B. rechnung@…) und an Lieferanten und Subunternehmer kommuniziert.
• Wir können XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF öffnen und die Inhalte lesen – nicht nur den PDF-Teil, sondern die strukturierten Daten.
• Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erfasst (Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz) statt abgetippt.
• Der Vorsteuerabzug wird aus den strukturierten Daten geprüft: Stimmen Steuernummer bzw. USt-IdNr., Leistungsdatum und Steuersatz?
• E-Rechnungen werden dem richtigen Projekt oder Auftrag zugeordnet, damit die Nachkalkulation stimmt.
• Unser Steuerberater bekommt die Eingangsrechnungen inklusive Original-XML, nicht nur als Ausdruck oder Scan.
• Wir haben mit unseren wichtigsten Lieferanten geklärt, ab wann sie auf E-Rechnung umstellen.

Checkliste Teil 2: Ausstellung (ab 2027 bzw. 2028)

• Wir wissen, ab wann die Pflicht für uns gilt: Vorjahresumsatz über 800.000 € → 01.01.2027, sonst 01.01.2028.
• Unsere Rechnungssoftware erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931 – ohne Zusatzmodul und ohne manuelle XML-Bearbeitung.
• Unsere Stammdaten sind vollständig: Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Kontaktdaten.
• Bei jedem Geschäftskunden ist hinterlegt, ob er ZUGFeRD oder XRechnung wünscht – öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID.
• Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung und Positionsdaten sind in der Software korrekt gepflegt, damit die Pflichtangaben nach § 14 UStG im XML landen.
• Wir wissen, wie wir Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Gutschriften und Stornos als E-Rechnung abbilden.
• Anlagen wie Aufmaß, Stundennachweis oder Lieferschein werden in die E-Rechnung eingebettet oder mitgeschickt.
• Wir haben eine Testrechnung an den Steuerberater oder einen Kunden geschickt und die Rückmeldung eingeholt.
• Unsere Mitarbeitenden im Büro wissen, welche Kunden E-Rechnungen bekommen und wie der Versand läuft.

Checkliste Teil 3: Archivierung und GoBD

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Blatt Papier. Das ändert die Aufbewahrung.

• Wir bewahren die XML-Datei als Original auf – bei ZUGFeRD zählt der eingebettete XML-Teil, nicht der Ausdruck.
• Die Ablage ist unveränderbar und nachvollziehbar (GoBD): Änderungen werden protokolliert, Belege lassen sich nicht nachträglich überschreiben.
• Die Aufbewahrungsfrist ist eingehalten – für Buchungsbelege wie Rechnungen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre (Stand September 2026; vorher zehn Jahre).
• Ein- und Ausgangsrechnungen sind maschinell auswertbar und lassen sich bei einer Betriebsprüfung digital bereitstellen.
• Unsere Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden.
• Wir haben eine Lösung für Belege ohne Rechnung: Bankumsätze, zu denen noch ein Beleg fehlt, werden regelmäßig geprüft.
• Der Monatsabschluss läuft ohne Zettelsammlung – mehr dazu im Beitrag Belege an den Steuerberater ohne Schuhkarton.

Häufige Fehler

„Wir schicken doch schon PDFs.“ Eine PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2027 bzw. 2028 reicht sie im B2B-Bereich nicht mehr aus.

Das XML wird gelöscht. Manche Betriebe drucken die E-Rechnung aus, heften den Ausdruck ab und löschen die Datei. Damit fehlt das Original – im Prüfungsfall ein Problem.

Die Empfangspflicht wird ignoriert. „Wir sind unter 800.000 €, das betrifft uns erst 2028“ stimmt nur für die Ausstellung. Empfangen müssen Sie seit 2025.

Stammdaten sind lückenhaft. Fehlt die Steuernummer des Kunden oder das Leistungsdatum, wird die E-Rechnung zwar erzeugt, aber vom Empfängersystem abgewiesen.

Kleinbetragsrechnungen werden verwechselt. Die 250-€-Grenze gilt brutto und pro Rechnung – nicht pro Position und nicht pro Kunde.

Privat- und Geschäftskunden werden gleich behandelt. Wer Kunden nicht sauber als Privatperson oder Unternehmen anlegt, verschickt entweder unnötig E-Rechnungen oder – schlimmer – keine, wo sie Pflicht wären.

So deckt Bleno die Checkliste ab

Bleno ist so gebaut, dass die meisten Punkte oben ohne Zusatzaufwand erledigt sind:

• Ausstellung: Jede Rechnung lässt sich als ZUGFeRD oder XRechnung exportieren – in jedem Abo enthalten, ohne Extramodul. Anlagen wie Aufmaß oder Stundennachweis werden mit eingebettet.
• Empfang: Eingehende XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF landen aus dem angebundenen Postfach direkt im Belegeingang. Bleno liest die strukturierten Daten aus, statt sie per OCR zu schätzen, und ordnet den Beleg dem passenden Projekt zu.
• Archivierung: Das XML wird GoBD-konform als Original archiviert. Bleno zeigt pro Monat, für welche Bankumsätze noch ein Beleg fehlt, und schickt das Monatspaket auf Wunsch automatisch an Ihren Steuerberater.

Mehr zur Funktion: E-Rechnung in Bleno und Eingangsbelege. Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten (Preise ansehen).

Fazit

Die E-Rechnung ist keine große Umstellung, wenn man sie in drei Blöcke zerlegt: Empfang, Ausstellung, Archiv. Wer die Checkliste heute durchgeht, hat bis 2027 bzw. 2028 genug Zeit, offene Punkte in Ruhe zu schließen – und muss im Dezember 2027 nicht hektisch die Software wechseln.

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